Fallstudie · Dokumentenverarbeitung
Belegerfassung, Kontierung und ELSTER-Meldung automatisiert.
Dokumentenverarbeitung · Buchhaltung · ELSTER
Belege kamen als PDF, als Foto und als E-Mail-Anhang — und jede Zeile wurde von Hand erfasst. Am Ende steht ein System, das den Beleg liest, die Kontierung aus der Historie kennt und die Steuermeldung direkt ans Finanzamt überträgt.
Projektdaten
- Auftraggeber
- Techlogia — Einzelunternehmen, Berlin
- Branche
- IT-Dienstleistung, mehrere Betriebe
- Zeitraum
- seit Dezember 2025 im Produktivbetrieb
- Leistungen
- Beleg-Erkennung, gelernte Kontierung, EÜR-Auswertung, ELSTER-Übermittlung über ERiC, GoBD-Protokoll
Wir betreiben das System selbst weiter und arbeiten täglich damit. Was hier steht, stammt aus dem laufenden Gebrauch — nicht aus einer Abnahme, nach der niemand mehr hinsieht.
Ausgangslage
Jede Zeile von Hand, jeden Monat wieder
Belege kommen als PDF, als Foto aus der Kamera, als E-Mail-Anhang. Für jeden davon wurden fünf Felder von Hand erfasst: Geschäftspartner, Belegdatum, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz, Kategorie. Der Aufwand wächst gleichmäßig mit der Zahl der Belege, und die Fehler passieren immer an denselben Stellen — Zahlendreher im Betrag, der falsche Steuersatz, und bei ausländischen Anbietern die übersehene Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG.
Umsetzung
Drei Ebenen — und nur eine davon kostet KI
Die naheliegende Lösung wäre gewesen, jeden Beleg durch ein Modell zu schicken. Das haben wir bewusst nicht getan: Es kostet bei jedem einzelnen Beleg, und für den größten Teil der Arbeit reicht etwas Einfacheres.
- 01
Ebene 1 — Die KI liest den Beleg
Ein Vision-Modell bekommt das PDF oder das Foto und gibt ein JSON-Objekt zurück: Geschäftspartner, Datum, Bruttobetrag, Steuersatz, Kategorie — dazu eine Angabe, ob es sich um eine Auslandsleistung handelt, und eine eigene Konfidenz. Antworten, die nicht zu den erlaubten Werten passen, werden verworfen statt geraten; das Feld bleibt dann leer und der Mensch entscheidet.
- 02
Ebene 2 — Die Zuordnung lernt aus der Historie
War ein Geschäftspartner schon einmal einer Kategorie zugeordnet, schlägt das System künftig dieselbe vor. Das ist reine Datenbankabfrage: deterministisch, nachvollziehbar, ohne Modellaufruf und ohne Kosten. Eine Sperre gehört dazu — eine einzelne Buchung reicht nicht, erst ab der zweiten gilt eine Zuordnung als Praxis. Sonst zementiert ein einmaliger Fehlgriff sich selbst.
- 03
Ebene 3 — Wissensspeicher statt Vektordatenbank
Einmal recherchierte Steuerregeln und betriebsspezifische Festlegungen liegen als Themen in einer normalen Tabelle und wandern vor der Abfrage in den Prompt. Für einen Betrieb mit einer überschaubaren Zahl an Regeln braucht es dafür keine Vektordatenbank — die wäre zusätzliche Infrastruktur, die jemand betreiben und aktuell halten muss.
Der Grundsatz: Automatik schlägt vor, Mensch bestätigt
Kein Beleg wird ohne Bestätigung gebucht. Das System füllt das Formular aus, der Mensch prüft und speichert. Bei Buchhaltung ist das keine Vorsicht, sondern Pflicht — und es ist der Grund, warum eine falsche Erkennung hier nie ein stiller Fehler in den Büchern wird.
Ergebnis
94 Prozent laufen ohne KI-Aufruf
Nach gut einem halben Jahr im Betrieb profitieren 94 Prozent der Buchungen von der deterministischen Ebene — für sie ist kein Modellaufruf nötig. Die KI wird für den Rest gebraucht: neue Lieferanten, ungewöhnliche Belege, Auslandsfälle. Genau dort ist sie ihr Geld wert, und genau dort hätte eine Regel nichts genützt.
Veröffentlicht wird ein Anteil. Belegzahlen und Beträge aus der Buchhaltung des Auftraggebers bleiben vertraulich — das gilt hier wie in jedem anderen Projekt.
94 %
der Buchungen greifen auf eine gelernte Zuordnung zurück
Übermittlung ans Finanzamt
ELSTER über ERiC — der Teil, den kaum jemand selbst baut
Die meisten Lösungen hören beim Export auf und überlassen den Rest dem Steuerberater oder dem Formular im Browser. Wir übermitteln direkt über ERiC, die amtliche Bibliothek hinter ELSTER.
Eine native Bibliothek auf ARM-Servern
ERiC gibt es nicht für die ARM-Architektur, auf der unsere Server laufen. Statt deswegen die ganze Anwendung auf x86 zu heben, läuft die Bibliothek in einem eigenen kleinen Dienst daneben. Die Anwendung schickt ihm XML und die Datenart, er validiert oder sendet und antwortet. Ist er nicht eingerichtet, schaltet sich die Funktion sauber ab, statt Fehler zu werfen.
Erst prüfen, dann senden
Jede Übermittlung läuft zweistufig: validieren ohne Versand, und erst danach senden. Was das Finanzamt zurückgibt — Rückgabecode und Transferticket — wird als Nachweis gespeichert, zusammen mit der Roh-Antwort. Ohne Transferticket gilt eine Abgabe als nicht erfolgt.
Geprüfte Bezeichnungen statt geratener Zeilennummern
Die Zeilennummern der Anlage EÜR ändern sich von Jahr zu Jahr; eine neue Zeile verschiebt alle folgenden. Der Export gibt deshalb die inhaltlichen Positionsbezeichnungen aus, nicht die Nummern. Das ist unbequemer und dafür im nächsten Jahr noch richtig.
Datenschutz
Was wohin geht
Bei Dokumentenverarbeitung ist diese Frage die erste, die ein Betrieb stellt — deshalb steht die Antwort hier vollständig.
- 01
Nutzt jemand die KI-Erkennung, wird das Beleg-Bild an den Modellanbieter übertragen. Das ist eine Verarbeitung außerhalb der EU und muss vor dem Einsatz vereinbart sein.
- 02
Die gelernte Zuordnung, der Wissensspeicher und die gesamte Buchführung arbeiten ohne diese Übertragung. Wer die KI-Erkennung nicht einschaltet, verliert Bequemlichkeit, aber keine Funktion.
- 03
Die Übermittlung ans Finanzamt verlässt unser Netz nur in Richtung ELSTER. Der ERiC-Dienst ist von außen nicht erreichbar.
- 04
Jede Erstellung, Festschreibung und Stornierung landet in einem unveränderbaren Protokoll — nachvollziehbar nach GoBD.
Eingesetzt
Technik
- Python
- FastAPI
- SQLAlchemy
- Claude Vision
- MariaDB
- ERiC (ELSTER)
- Docker
- Hetzner (Falkenstein/Nürnberg)
Übertragbar?
Was davon für ein Kundenprojekt zählt
Belege sind nur ein Beispiel. Dieselbe Aufteilung trägt überall dort, wo Dokumente in strukturierte Daten müssen: Lieferscheine, Formulare, Bestellungen, E-Mails. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die Frage, welcher Teil der Arbeit wirklich ein Modell braucht — und welcher mit einer Regel billiger, schneller und nachvollziehbarer gelöst ist.
Kontakt aufnehmen
Haben Sie ein Projekt?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Idee in die Tat umsetzen. Wir beraten Sie gerne unverbindlich.