Kurz beantwortet: Microsoft 365 gewinnt bei Bequemlichkeit, Office-Integration und Verfügbarkeit ohne eigenes Personal. Nextcloud gewinnt bei Datenhoheit, Kostenverlauf mit wachsender Belegschaft und der Freiheit, den Anbieter zu wechseln. Die Entscheidung hängt weniger an den Funktionen als an der Frage, ob Sie Betrieb im Haus haben oder einkaufen wollen.
Dieser Vergleich verzichtet auf eine Punktetabelle. Die meisten Gegenüberstellungen im Netz vergleichen Funktionslisten und übersehen dabei, dass beide Systeme unterschiedliche Probleme lösen.
Wo Microsoft 365 klar vorne liegt
- Office-Dateien. Word, Excel und PowerPoint sind der Maßstab, an dem alle anderen gemessen werden. Nextcloud bindet Collabora oder OnlyOffice ein; das ist gut geworden, aber bei komplexen Excel-Dateien mit Makros bleibt ein Unterschied.
- Kein Betrieb nötig. Updates, Ausfallsicherheit und Skalierung sind eingepreist.
- Ökosystem. Teams, Exchange, Entra ID und Geräteverwaltung greifen ineinander. Wer das nutzt, kauft mehr als eine Dateiablage.
Wo Nextcloud klar vorne liegt
- Datenhoheit. Sie bestimmen, wo die Daten liegen und wer Zugang zur Maschine hat. Für Auftragsverarbeitung mit Behörden, Schulen oder Gesundheitsdaten ist das häufig der ausschlaggebende Punkt.
- Kostenverlauf. Ein Abo wächst linear mit der Zahl der Personen. Ein eigener Server wächst in Stufen — die elfte Person kostet nichts zusätzlich.
- Kein Ausstiegs-Hebel. Ihre Daten liegen in einem Dateisystem, nicht in einem proprietären Format. Das ist kein Sicherheitsargument, sondern ein Verhandlungsargument.
- Speicher pro Person. Viel Speicher ist beim Abo der teure Teil und beim eigenen Server der billige.
Der Vergleich, der wirklich zählt: Wer betreibt es?
Beide Systeme funktionieren. Der Unterschied liegt darin, wer die Arbeit macht, wenn etwas nicht funktioniert.
Bei Microsoft 365 rufen Sie den Support an. Bei Nextcloud brauchen Sie jemanden, der Zugriff auf den Server hat und weiß, was er tut — im Haus oder eingekauft. Diese Person ist der eigentliche Kostenpunkt, nicht die Software.
Die ehrliche Prüffrage lautet deshalb nicht „welches System ist besser“, sondern: Wer schaut nach, wenn am Freitagabend die Anmeldung nicht mehr geht? Wenn darauf niemand eine Antwort hat, ist die Antwort auf die Systemfrage bereits gegeben.
Der Mittelweg, den viele übersehen
Die Entscheidung ist selten „entweder oder“. In der Praxis läuft häufig beides nebeneinander:
- Microsoft 365 für Postfächer und Office-Dokumente, weil dort die Gewohnheit sitzt.
- Nextcloud für Dateien mit Personenbezug, Projektablagen und den Austausch mit Externen — also das, was man ungern in einer fremden Cloud hat.
Das kostet etwas mehr als eine reine Lösung, verhindert aber die unangenehmste Variante: alles in einem System, das man aus rechtlichen Gründen nachträglich wieder verlassen muss.
Was Sie vor der Entscheidung klären sollten
- Welche Daten fallen an, und welche davon sind personenbezogen?
- Gibt es im Haus jemanden, der Server betreut — und ist diese Zeit eingeplant?
- Wie viel Speicher pro Person brauchen Sie tatsächlich?
- Was passiert, wenn Sie in drei Jahren wechseln wollen?
Die letzte Frage wird am seltensten gestellt und ist die teuerste, wenn sie zu spät kommt.
Fazit
Wenn Sie Betrieb im Haus haben oder einkaufen wollen und Datenhoheit brauchen, ist Nextcloud die richtige Wahl. Wenn Sie beides nicht haben und Office-Integration Ihr Alltag ist, ist Microsoft 365 die ehrlichere Antwort. Alles dazwischen spricht für den Mittelweg.
Wir bauen und betreiben die Nextcloud-Seite dieser Rechnung — siehe DevOps & Automation. Was ein solches Vorhaben ungefähr kostet, steht in unserem Beitrag Nextcloud selbst hosten: was es wirklich kostet; die rechtliche Seite behandelt Nextcloud DSGVO-konform betreiben.