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Schuladmin-Einrichtung

Sie koordinieren den Techlogia-Zugang für Ihre Schule? Diese Anleitung führt Sie durch alle Schritte -- vom ersten Kontakt bis zu arbeitsfähigen Lehrkräften.

Überblick: Der Weg zur laufenden Plattform

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    A[Kontakt aufnehmen] --> B[AVV unterzeichnen]
    B --> C[Schul-Account erhalten]
    C --> D[Lehrkräfte anlegen]
    D --> E[Lehrkräfte arbeiten]

Der gesamte Prozess dauert typischerweise 1--3 Werktage, je nachdem wie schnell der AVV unterschrieben wird.

Schritt 1: Schul-Account einrichten

Kontakt aufnehmen

Senden Sie eine E-Mail an info@techlogia.de mit folgenden Angaben:

  • Name der Schule (offizieller Name)
  • Ansprechperson (Name, E-Mail, Funktion)
  • Geschätzte Anzahl Lehrkräfte, die das Lab nutzen werden
  • Geschätzte Anzahl Schüler (grobe Orientierung reicht)

Was Techlogia dann tut

  1. Techlogia prüft die Anfrage und meldet sich innerhalb eines Werktags.
  2. Sie erhalten den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Unterschrift (siehe nächster Abschnitt).
  3. Nach Rücklauf des AVV richtet Techlogia Ihren Schul-Admin-Account ein.
  4. Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail mit Aktivierungslink.

Konto aktivieren

  1. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
  2. Setzen Sie Ihr Passwort (mindestens 8 Zeichen, mit Buchstaben und Ziffern).
  3. Loggen Sie sich unter techlogia.de/admin/login ein.

Sie landen im Schul-Dashboard und sehen Ihre Schul-Übersicht.

Schritt 2: AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) unterzeichnen

Der AVV ist gemäß DSGVO Art. 28 Pflicht, wenn personenbezogene Daten (hier: Schüler-Daten) verarbeitet werden. Ohne AVV kann Techlogia keinen Schul-Account freischalten.

Was im AVV steht

Thema Inhalt
Gegenstand Techlogia verarbeitet Schüler-Daten im Auftrag der Schule
Art der Daten Schüler-Namen (Klassen-Code-Pseudonyme), Lernfortschritt, Session-Metadaten
Zweck Bereitstellung der Lernplattform für den Schulunterricht
Dauer Solange die Schule die Plattform nutzt
Technische Maßnahmen Verschlüsselung, Hetzner-Infrastruktur in Deutschland, Zugriffskontrolle
Löschfristen Nach Vertragsende: Löschung innerhalb von 30 Tagen
Subunternehmer Hetzner Cloud (Hosting, Frankfurt/Nürnberg), kein Transfer in Drittländer

Wie es funktioniert

  1. Techlogia sendet Ihnen den AVV als PDF per E-Mail.
  2. Die Schulleitung (oder eine bevollmächtigte Person) unterschreibt.
  3. Sie senden das unterschriebene Dokument zurück (per E-Mail als Scan oder per Post).
  4. Techlogia gegenzeichnet und sendet Ihnen ein Exemplar.

Muster-AVV vorab einsehen?

Fragen Sie bei info@techlogia.de nach einem Blanko-Exemplar, falls Sie den AVV vorab durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen lassen möchten.

Schritt 3: Lehrkräfte hinzufügen

Sobald Ihr Schul-Admin-Konto aktiv ist, können Sie Lehrer-Konten anlegen:

  1. Im Schul-Dashboard auf den Tab Lehrer-Verwaltung klicken.
  2. Neuer Lehrer auswählen.
  3. Felder ausfüllen:
Feld Was eintragen Pflicht?
E-Mail-Adresse Die dienstliche E-Mail der Lehrkraft Ja
Anzeigename Voller Name, wie er im Lab erscheint Ja
Notiz Z.B. Fachbereich oder Klassenstufe Nein
  1. Speichern klicken.

Die Lehrkraft erhält eine Einladungs-E-Mail mit Aktivierungslink. Nach dem Klick setzt sie ihr Passwort und kann sofort loslegen.

Mehrere Lehrkräfte auf einmal?

Aktuell funktioniert das Anlegen einzeln. Bei großen Schulen (ab 10+ Lehrkräften gleichzeitig) kann Techlogia eine Sammeleinladung durchführen -- schreiben Sie an info@techlogia.de mit der Liste (Name + E-Mail pro Person).

Lehrkraft reagiert nicht auf die Einladung?

  1. Lehrer-Liste, Lehrkraft auswählen.
  2. Einladung erneut senden klicken.
  3. Die Lehrkraft erhält eine neue E-Mail mit neuem Link (der alte wird ungültig).

Tipp für den Einstieg

Geben Sie Ihren Lehrkräften den Link zur Schnellstart-Anleitung für Lehrkräfte weiter. So finden sie sich schnell zurecht.

Schritt 4: Datenschutz-Einstellungen verstehen

DSGVO und Ihre Verantwortung als Schule

Mit der AVV-Unterzeichnung ist Ihre Schule die verantwortliche Stelle (DSGVO Art. 4 Nr. 7). Techlogia ist Auftragsverarbeiter. Konkret bedeutet das:

Wer Verantwortlich für
Ihre Schule Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Einholung von Einwilligungen, Informationspflichten gegenüber Eltern
Techlogia Technische und organisatorische Maßnahmen, Datensicherheit, Meldung von Vorfällen

Welche Schüler-Daten werden verarbeitet?

Bei Klassen-Code-Schülern (der Normalfall im Schulbetrieb):

  • Schüler-Name (nur der Pseudonym-Name, den die Lehrkraft einträgt -- z.B. "Max M.")
  • Lernfortschritt (welche Aufgaben bestanden, wann zuletzt aktiv)
  • Session-Metadaten (Start/Ende, Dauer, Status)
  • Keine echte E-Mail-Adresse -- das System verwendet intern eine Pseudo-Adresse

Es werden keine IP-Adressen gespeichert, keine Standortdaten erhoben und keine Verhaltensprofile erstellt.

Eltern-Einwilligung

Für den Klassen-Code-Login ist in der Regel keine individuelle Eltern-Einwilligung über das Lab nötig. Die datenschutzrechtliche Grundlage liegt bei der Schule (schulische Aufgabenerfüllung / Einwilligung im Rahmen des Unterrichtsvertrags).

Prüfen Sie die Vorgaben Ihres Bundeslandes

Die Regelungen zur Einwilligung bei Lernplattformen unterscheiden sich je nach Bundesland. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob eine Eltern-Information oder Einwilligung nötig ist. Techlogia stellt bei Bedarf eine Muster-Einwilligung bereit.

Für Schüler, die sich mit eigener E-Mail registrieren und unter 16 Jahre alt sind, erzwingt das Lab automatisch eine Eltern-Bestätigung per E-Mail (DSGVO Art. 8).

Datenexport und Löschung

Schüler können jederzeit selbst:

  • Einen JSON-Datenexport ihres gesamten Kontos herunterladen (DSGVO Art. 15).
  • Ihr Konto und alle Daten löschen (DSGVO Art. 17).

Wenn Eltern oder Schüler sich an die Schule wenden, verweisen Sie auf diese Selbstservice-Funktionen im Lab unter Konto > Meine Daten.

Schritt 5: Abrechnungsmodell verstehen

Aktuelle Struktur

Das Techlogia Lab wird aktuell nach einem Schuljahres-Modell abgerechnet:

  • Grundgebühr pro Schule (deckt Plattform-Zugang, Support, AVV-Verwaltung)
  • Nutzungsbasierter Anteil nach Anzahl aktiver Schüler und gestarteter Sessions

Die konkreten Preise erhalten Sie im Rahmen des Onboardings. Sie werden im Voraus für ein Schuljahr vereinbart.

Was Kosten verursacht

Jede Session startet eine echte Cloud-VM in der Hetzner Cloud (Frankfurt/Nürnberg). Die Kosten pro Session liegen typisch unter 0,50 Euro. Das Standard-Limit von 3 Sessions pro Schüler pro Tag hält die Kosten vorhersehbar.

Rechnungen

  • Rechnungen gehen an die von Ihnen angegebene Kontaktadresse.
  • Falls eine Bestellnummer oder ein bestimmtes Rechnungsformat nötig ist (z.B. für kommunale Träger), teilen Sie das beim Onboarding mit.

Testphase

Viele Schulen starten mit einer kostenlosen Testphase (typisch 4 Wochen, bis zu 5 Lehrkräfte). Fragen Sie beim Erstkontakt danach.

Zusammenfassung als Checkliste

  • [ ] E-Mail an info@techlogia.de mit Schulname, Ansprechperson und geschätzter Nutzerzahl
  • [ ] AVV erhalten, von Schulleitung unterschrieben, zurückgesendet
  • [ ] Schul-Admin-Konto aktiviert (Einladungs-E-Mail, Passwort gesetzt)
  • [ ] Erste Lehrkräfte im Schul-Dashboard angelegt
  • [ ] Lehrkräften die Schnellstart-Anleitung weitergegeben
  • [ ] Datenschutzbeauftragten der Schule informiert
  • [ ] Optional: Eltern-Informationsschreiben vorbereitet (Muster bei Techlogia anfragen)

Häufige Fragen

"Wer ist mein Ansprechpartner bei Techlogia?"

Für organisatorische Fragen (AVV, Rechnungen, neue Konten): info@techlogia.de. Bei technischen Problemen wenden sich Lehrkräfte ebenfalls an diese Adresse.

"Kann ich als Schul-Admin auch selbst Klassen anlegen?"

Nicht direkt. Die Schul-Admin-Rolle hat keinen Zugriff auf Klassen-Verwaltung. Sie können aber beide Rollen gleichzeitig haben -- bitten Sie Techlogia beim Onboarding, Ihrem Konto die Lehrer-Rolle hinzuzufügen.

"Können mehrere Personen Schul-Admin sein?"

Ja. Eine Schule kann mehrere Schul-Admins haben. Alle haben die gleichen Rechte. Melden Sie sich bei Techlogia, wenn Sie einen weiteren Schul-Admin brauchen.

"Was passiert am Schuljahresende?"

Klassen, Schüler-Konten und Fortschrittsdaten bleiben erhalten, bis sie aktiv gelöscht werden. Lehrkräfte können Klassen archivieren. Wenn die Schule den Vertrag nicht verlängert, werden nach Vertragsende alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

"Wir haben einen Datenschutzvorfall -- was tun?"

Melden Sie den Vorfall sofort an info@techlogia.de. Techlogia ist verpflichtet, Sie gemäß DSGVO Art. 33 innerhalb von 72 Stunden zu informieren, falls ein Vorfall auf Techlogia-Seite auftritt. Umgekehrt erwarten wir dasselbe von Ihnen, falls der Vorfall auf Schulseite liegt (z.B. Weitergabe von Klassen-Codes an Unbefugte).

Weiterführende Anleitungen